De 40 minutos a 20 segundos: cómo la automatización reduce costos en procesos manuales

La digitalización de documentos no garantiza la automatización de procesos empresariales, ya que muchos trámites siguen requiriendo intervención humana pese a estar en formato electrónico. Facturas, contratos, solicitudes y expedientes pueden gestionarse digitalmente, pero aún implican tareas manuales como lectura, extracción, validación y digitación de información, lo que genera costos operativos significativos.

Según Trycore, empresa especializada en soluciones de automatización de procesos, esta dependencia del trabajo manual representa un costo en horas de trabajo, reprocesos y posibles errores. En sus proyectos, la automatización ha permitido reducir entre 30 % y 70 % los tiempos de ejecución de diversos procesos. En facturación, hasta el 93 % de las facturas puede procesarse sin intervención humana, según datos de la compañía.

En el sector bancario, Trycore logró reducir el tiempo de procesamiento de documentos relacionados con embargos judiciales de 40 minutos a 20 segundos mediante la aplicación de inteligencia artificial. Este caso ejemplifica el potencial de la automatización para transformar operaciones que antes consumían considerable tiempo y recursos.

"Cada hora destinada a un proceso manual tiene un costo. Durante mucho tiempo, las empresas entendieron que la digitalización era simplemente dejar atrás el papel, pero un documento digital todavía puede esconder procesos completamente manuales"

Carlos Segura, director ejecutivo de Trycore, explicó que las organizaciones pueden continuar realizando tareas manuales como abrir documentos, buscar información, validarla y trasladarla a otros sistemas, incluso cuando los archivos ya no están en formato físico. Estas horas dedicadas a revisar, corregir o repetir procesos se dispersan entre distintas áreas, dificultando la identificación de su impacto económico total.

Trycore denomina "exposición documental u operativa" a los costos y riesgos asociados con la dependencia de procesos manuales. Para medir este impacto, desarrolló la herramienta "Mi Exposición Documental", que analiza variables como el volumen de documentos procesados, tiempos de respuesta, reprocesos, personal involucrado y horas de trabajo. El objetivo es estimar el costo del procesamiento manual e identificar oportunidades de automatización que generen ahorros.

"Cuando una tarea pasa de horas a minutos o segundos, el impacto va mucho más allá del tiempo. Al multiplicar ese impacto por cientos o miles de operaciones, hablamos de reducción de costos, tiempos de respuesta y mejoras en productividad"

El artículo menciona que en República Dominicana, el programa Burocracia Cero intervino entre 2020 y 2024 más de 300 trámites de alto impacto en 71 instituciones públicas, reduciendo en más del 50 % los tiempos de respuesta. El Consejo Nacional de Competitividad ha estimado en más de RD$ 60,000 millones los ahorros generados para ciudadanos y empresas gracias a la simplificación y digitalización de trámites.

Esta experiencia plantea un desafío similar para el sector privado: identificar qué procesos ya digitalizados siguen dependiendo de tareas manuales y cuánto tiempo y recursos representan. Mientras la simplificación de trámites públicos busca reducir el tiempo que ciudadanos y empresas destinan a diligencias, las empresas privadas también pueden medir las horas que sus empleados dedican al procesamiento repetitivo de información y evaluar su potencial de automatización.